Personvernerklæring

Personvernerklæring for elektroniske skjemaløsning ACOS Interact fra ACOS AS

Definisjoner (ref. Personopplysningsloven § 2 og EUs personvernforordning (GDPR))

Denne erklæringen beskriver hvordan personvernet ivaretas av ACOS AS som databehandler av personopplysninger og Grimstad kommune som behandlingsanvarlig. Vi ønsker å sikre at du som bruker av tjenestene skal føle deg trygg på at gjeldende lover og regler følges og at datasikkerheten er ivaretatt. Sikker behandling av dataene vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser. ACOS AS er databehandler av personopplysningene, mens det er Grimstad kommune v/ rådmannen som er eier av dataene og behandlingsansvarlig. Eierforholdet reguleres av en egen databehandleravtale mellom Grimstad kommune og ACOS.

Formålet med behandlingen av personopplysninger

Opplysninger som du fyller inn i skjema sendes til saksbehandler i Grimstad kommune. Opplysningene gjør saksbehandler i stand til å behandle henvendelsen din og arkivere detaljer om saksbehandlingen slik norsk lov krever. De innsamlede opplysningene om deg behandles på samme måte som om du hadde sendt inn et papirskjema. Opplysningene vil ikke bli brukt til andre formål. Opplysninger om deg og eventuelt familien din kan også bli innhentet fra offentlige registre (som Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret) som en del av skjemautfyllingen. En del av opplysningene i skjemaet vil være obligatoriske for å kunne behandle saken din, men du har ikke plikt til å benytte våre digitale skjema.

Behandlingsgrunnlag

Vår behandling av personopplysninger utføres for å utøve offentlige oppgaver som vi er pålagt gjennom lov, eller for å kunne utføre oppgaver i allmenhetens interesse, blant annet for arkivering etter arkivloven.

Lagring av opplysninger

Opplysningene du oppgir i skjema blir i første omgang lagret hos vår databehandler ACOS AS (med TeleComputing Norge som underleverandør) på vegne av oss. De blir deretter overført til Grimstad kommunes arkiv. Opplysningene dine blir oppbevart i våre arkiv- og fagsystemer, og rutiner for lagring og sletting reguleres av norsk lov, for eksempel arkivloven og personopplysningsloven. Opplysninger som er sendt inn i vår elektroniske skjemaløsning, slettes fra ACOS AS’ systemer etter 4 uker. Opplysninger om din brukerprofil blir lagret i ACOS AS' systemer inntil du selv foretar sletting av din brukerprofil. Brukerprofilen består av: navn, adresse, e-postadresse og telefonnumre.

Lov om behandling av personvern

Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i gjeldende personvernlovgivning og EUs personvernforordning (GDPR).

Om dette samtykket

Ved å akseptere denne personvernerklæringen, samtykker du til lagring av skjemainformasjon og opprettelse av din brukerprofil. Du godkjenner da også våre retningslinjer for personvern og måten vi behandler dine opplysninger på.

Dersom du ikke samtykker i at personvernet er godt nok ivaretatt, vil du ikke kunne benytte det elektroniske søknadsskjemaet. Du må da henvende deg til Grimstad kommune på annen måte.

Sikkerhet

Dersom du logger deg på med e-post/MinID/BankID kan du når som helst velge å avbryte utfyllingen av skjermdialogen og eventuelt hente den opp igjen for videre utfylling senere. Opplysningene du har tastet inn vil ligge lagret på ACOS sin server, og vil ikke være tilgjengelige for Grimstad kommune før du bestemmer deg for å sende inn søknaden.

Når du har valgt å sende inn skjemaet, har du samtidig samtykket i at Grimstad kommune kan motta opplysningene. Alle opplysninger du oppgir overføres kryptert fra din enhet til vår databehandler sine systemer, og derfra kryptert videre til oss. Opplysningene gjøres kun tilgjengelig for personell som har behov for å se disse, nærmere bestemt: arkivpersonell hos oss, saksbehandlere hos oss, teknisk personell hos databehandler (frem til dataene er overført), og teknisk personell hos oss. Opplysningene oppgis ikke til tredjeparter andre enn de som er nevnt her. Vi gjør også jevnlige risikovurderinger og sikkerhetstiltak for å sikre at opplysningene ikke kommer på avveie, ikke endres og at de er tilgjengelig for våre saksbehandlere. Vi har også plikt til å gi deg beskjed dersom vi skulle oppleve brudd på sikkerheten.

Dine rettigheter

Som hovedregel har du rett til:

·         å få informasjon om hvordan vi behandler dine opplysninger

·         å få oppgitt opplysningene vi har registrert om deg

·         at opplysninger vi har registrert om deg skal bli slettet

·         at vi skal begrense bruken av opplysninger vi har registrert om deg

·         at vi skal korrigere feilaktige eller mangelfulle opplysninger vi har registrert om deg

·         å protestere og/eller klage til Datatilsynet dersom du mener personopplysninger behandles i strid med denne erklæringen

·         å motsette deg avgjørelser basert på automatiserte vurderinger av personlige forhold.

Dersom du har opprettet en brukerprofil i løsningen, kan du selv slette den.

Aldersgrense

Du bekrefter at du er over 18 år.

Henvendelser

Dersom du har spørsmål vedrørende personvernerklæringen, kan du kontakte:

Grimstad kommune
Postboks 123
4891 Grimstad
Sentralbord: 37 25 30 00 
E-post: postmottak@grimstad.kommune.no

Personvernombud

Du kan også henvende deg til vårt personvernombud:

Marthe Aarthun
E-post: personvernombud@grimstad.kommune.no